Stuðningsefni fyrir stjórnendur við móttöku nýs starfsfólks
Móttökuferli í einföldum skrefum
Undirbúningur
Settu upp ferli sem tryggir að móttaka nýs starfsfólks og þjálfun þess fari fram með skipulögðum hætti. Upplýstu samstarfsfólk um komu nýja starfsmannsins áður en hann mætir, kynntu hlutverk hans á vinnustaðnum og brýndu fyrir starfsfólki að taka vel á móti honum. Ef um erlent starfsfólk er að ræða getur verið þörf á þýðingu ýmissa gagna tengdum móttökuferlinu til að tryggja skýra upplýsingamiðlun.
1
Upplýsingaflæði
Að senda upplýsingar um móttökuferlið áður en starfsfólk hefur störf er góð leið til að undirbúa það fyrir fyrstu vikurnar í starfi. Góð venja er að kalla eftir upplýsingum sem þurfa að liggja fyrir áður en starfsmaður mætir til vinnu varðandi atriði eins og bankaupplýsingar, séreignarsparnað og nýtingu persónuafsláttar. Einnig gæti verið þörf á öðrum skjölum eins og dvalarleyfi, starfsleyfi, prófskírteinum osfrv. Þá er gengið frá ráðningarsamningi, launakjör yfirfarin og starfslýsing afhent.
2
Fyrsti dagurinn
Fáðu til liðs við þig einn eða fleiri úr hópi reyndari starfsmanna til að þjálfa nýja starfsmanninn en ekki síður til að tryggja að hann komist inn í starfsmannahópinn. Tilvalið er að velja til verksins þá sem eru jákvæðir, þekkja verkefnin og vinnustaðinn vel, geta talað tungumál viðkomandi ef hægt er að koma því við, eiga auðvelt með samskipti og hafa áhuga á að leiðbeina öðrum. Ef fyrirtækið er með starfsmannahandbók er gott að fara yfir hana með starfsmanni og sýna hvar hún er aðgengileg svo hann geti leitað upplýsinga í hana eftir þörfum.
3
Nýliðaþjálfun fer fram
Tryggðu að nýi starfsmaðurinn fái viðeigandi fræðslu og þjálfun til að koma sér inn í starfið. Það eykur öryggistilfinningu nýs starfsmanns fá heildaryfirlit yfir þá fræðslu sem hefur verið skipulögð fyrir hann og hvenær hún er áætluð. Ef um erlendan starfskraft er að ræða þarf að hvetja viðkomandi til íslenskunáms og veita upplýsingar um þær bjargir sem standa til boða. Starfmenntasjóðir veita niðurgreiðslu fyrir fræðslu í fyrirtækjum.
4
Eftirfylgni nýliðaþjálfunar
Taktu stöðuna nokkrum vikum eftir að starfsmaðurinn hóf störf. Fylgdu eftir helstu atriðum fræðsluefnis og hvernig hefur gengið. Sjáðu til þess að starfsmaðurinn fái þá þjálfun sem hann þarf. Ræddu við starfsmanninn um upplifun hans af móttöku og fyrstu kynnum af starfinu. Slík rýni er mikilvæg til að stöðugt bæta móttökuferlið.
5
Hlustun og endurgjöf
Veittu nýja starfsmanninum athygli, uppbyggilega endurgjöf og rými fyrir samtal eða regluleg starfsmannasamtöl í framhaldinu. Hvernig líður honum í starfi? Hvað finnst honum um verkefnin sín? Þarf hann frekari leiðsögn eða hefur hann einhverjar spurningar?
6
